O programare automată este utilă doar dacă intervalul oferit pacientului este realmente disponibil. VAstoma verifică agenda configurată înainte să propună o oră și ține cont de programul medicului, serviciu și locație.
Într-un flux manual, recepția deschide agenda, verifică programul medicului și caută un interval liber. Într-un flux automat, aceeași regulă rămâne valabilă: disponibilitatea trebuie verificată înainte de propunerea unei ore.
VAstoma folosește agenda configurată pentru a identifica intervalele care pot fi oferite pacientului și pentru a evita suprapunerea cu programările existente.
Dacă sistemul automat folosește o agendă diferită de cea în care cabinetul își ține programările reale, există riscul ca informațiile să nu fie aliniate.
VAstoma poate folosi Google Calendar pentru sincronizarea agendei. Citește separat cum funcționează integrarea WhatsApp + Google Calendar .
Nu este suficient ca agenda să aibă un gol. Intervalul trebuie să poată acoperi durata serviciului configurat. De aceea, serviciile și duratele lor trebuie definite corect în sistem.
Acest lucru face parte din configurarea VAstoma pentru fiecare cabinet și permite ca programările propuse să țină cont de structura reală a agendei.
Într-un cabinet cu un singur medic, verificarea este relativ simplă. Într-o clinică, fiecare doctor poate avea alt program, alte servicii și alte intervale disponibile.
Pentru acest scenariu, vezi programările automate pentru clinici cu mai mulți doctori .
Un medic poate lucra în mai multe locații în zile sau intervale diferite. În această situație, simpla verificare a orei nu este suficientă: trebuie verificat și unde este disponibil medicul.
Vezi și cum funcționează gestionarea cabinetelor multi-locație .
Dacă disponibilitatea poate fi verificată automat, pacientul nu mai trebuie să aștepte ca recepția să deschidă agenda manual.
Acesta este unul dintre elementele care permite fluxului VAstoma să preia programări 24/7. Citește cum funcționează programările 24/7 .
Într-un flux clasic, recepția primește mesajul, deschide agenda, verifică manual fiecare interval și apoi răspunde pacientului.
Automatizarea disponibilității poate prelua această parte repetitivă. Vezi și ce poate fi automatizat în recepția unui cabinet dentar .
✓ Programul medicilor trebuie actualizat.
✓ Serviciile trebuie configurate corect.
✓ Duratele serviciilor trebuie să reflecte realitatea cabinetului.
✓ Programările existente trebuie să fie vizibile în agenda folosită.
✓ Locațiile trebuie configurate corect dacă medicul lucrează în mai multe locuri.
✓ Fluxul trebuie testat înainte de folosirea cu pacienți reali.
După ce pacientul a ales un interval disponibil, fluxul poate continua cu confirmarea programării, remindere automate și, dacă este necesar, anularea sau reprogramarea. Astfel, agenda poate rămâne actualizată fără ca fiecare solicitare standard să fie gestionată manual de recepție.
Pentru remindere, WhatsApp poate fi completat de un apel vocal AI pentru remindere. Iar dacă o anulare eliberează un interval, lista de așteptare poate ajuta cabinetul să găsească mai rapid un pacient interesat de acel loc.
Pentru perspectiva financiară asupra automatizării, vezi și cât costă vs. cât economisește un asistent AI pentru cabinet stomatologic.
După ce VAstoma verifică disponibilitatea medicului și propune un interval, fluxul poate continua cu confirmarea programării. Dacă pacientul nu mai poate ajunge, poate gestiona și anularea sau reprogramarea. Pentru o imagine completă asupra fluxului, vezi și programările 24/7 prin WhatsApp.
După programare, reminderele automate pot fi completate, atunci când este activat, de un apel vocal AI pentru remindere. Dacă o anulare eliberează un interval, lista de așteptare poate ajuta la ocuparea lui.
Programările și modificările pot fi urmărite din dashboard-ul de programări. Pentru sincronizarea calendarului, vezi și integrarea WhatsApp cu Google Calendar. Iar pentru perspectiva financiară, vezi cât costă vs. cât economisește un asistent AI pentru cabinet stomatologic.
Vezi cum primește pacientul intervalele disponibile în fluxul VAstoma.
Testează demo-ul gratuit