Pacienții nu caută o programare doar în timpul programului recepției. Asistentul AI VAstoma poate prelua solicitări prin WhatsApp, verifica disponibilitatea, confirmă intervalul ales și gestionează programarea chiar și seara sau în weekend.
Un pacient poate intra pe site sau poate scrie pe WhatsApp după programul recepției. Dacă răspunsul vine abia a doua zi, există riscul ca între timp să caute alt cabinet.
Un flux de programări 24/7 nu înseamnă că cineva trebuie să stea permanent la recepție. Înseamnă că solicitările standard pot fi preluate automat atunci când apar. Astfel, o solicitare venită seara, în weekend sau în afara programului poate începe procesul de programare fără ca pacientul să aștepte până la următoarea zi lucrătoare.
Pacientul nu trebuie să învețe o aplicație nouă sau să aștepte să vorbească la telefon. Poate porni conversația direct din WhatsApp.
Pentru detalii, vezi cum funcționează chatbotul pentru programări WhatsApp .
Automatizarea nu trebuie să ofere ore care sunt deja ocupate. De aceea, agenda și disponibilitatea medicului trebuie să fie sincronizate cu fluxul de programare.
VAstoma poate folosi Google Calendar pentru sincronizarea programărilor și disponibilității. Vezi integrarea WhatsApp + Google Calendar .
Scopul este ca solicitările standard de programare să poată fi gestionate și atunci când personalul nu este disponibil.
Situațiile care necesită intervenție umană rămân la recepție. Pentru delimitarea celor două zone și exemple de activități repetitive care pot fi preluate automat, vezi ce poate fi automatizat în recepția unui cabinet dentar .
După ce intervalul este rezervat, pacientul trebuie să primească informațiile necesare și reminderele configurate de cabinet. Dacă pacientul nu mai poate ajunge, fluxul poate include și anularea sau reprogramarea, astfel încât agenda să poată fi actualizată fără ca fiecare solicitare standard să ajungă la recepție.
Practic, fluxul poate continua de la solicitarea inițială până la programare, confirmare și reminder, fără ca fiecare etapă să necesite o intervenție manuală. Pentru remindere, mesajul WhatsApp poate fi completat de un apel vocal AI, oferind pacientului încă un canal prin care poate primi informația despre programare. Vezi și confirmarea programărilor prin WhatsApp și notificările automate pentru pacienți . Pentru perspectiva financiară asupra automatizării, vezi și cât costă vs. cât economisește un asistent AI pentru cabinet stomatologic .
Într-o clinică, disponibilitatea nu este una singură. Fiecare doctor poate avea servicii, orar și chiar locații diferite.
Pentru acest scenariu, vezi programările automate pentru clinici cu mai mulți doctori și software pentru cabinete multi-locație .
Disponibilitatea 24/7 se referă la fluxul de programări și comunicarea administrativă aferentă. VAstoma nu are rolul de a diagnostica, de a oferi consultații sau de a înlocui evaluarea medicală.
Pentru delimitarea rolului asistentului, vezi ce poate și ce nu poate face un asistent AI într-un cabinet dentar .
✓ Programul medicilor este configurat corect.
✓ Serviciile și duratele sunt definite.
✓ Calendarul folosit pentru disponibilitate este actualizat.
✓ Confirmările și reminderele sunt configurate.
✓ Recepția știe unde vede programările automate.
✓ Fluxul a fost testat din perspectiva pacientului.
✓ Situațiile care necesită om sunt clar separate de cele automatizate.
Vezi cum arată experiența pacientului atunci când solicită o programare prin VAstoma.
Testează demo-ul gratuit